Podstawowe formy działalności gospodarczej w Danii
W Danii można prowadzić działalność gospodarczą w różnych formach prawnych. Do najpopularniejszych wśród małych i średnich firm należą m.in.:
• Enkeltmandsvirksomhed (odpowiednik jednoosobowej działalności gospodarczej),
• ApS (Anpartsselskab) – spółka z ograniczoną odpowiedzialnością,
• A/S (Aktieselskab) – spółka akcyjna.
Najczęstszym wyborem przy zakładaniu niewielkich podmiotów jest Enkeltmandsvirksomhed lub ApS. Każda z tych form wiąże się z odmiennymi zasadami dotyczącymi odpowiedzialności majątkowej, kapitału założycielskiego oraz wymaganiami w zakresie sprawozdawczości finansowej.
• Enkeltmandsvirksomhed oznacza pełną odpowiedzialność przedsiębiorcy za wszelkie zobowiązania finansowe firmy. To forma łatwa do założenia, bez wymaganego kapitału początkowego, ale wiąże się z ryzykiem odpowiedzialności całym swoim majątkiem.
• ApS jest duńską spółką z ograniczoną odpowiedzialnością, a minimalny kapitał zakładowy wynosi 40 000 DKK (stan na rok 2023/2024). Ta forma chroni prywatny majątek udziałowców, jednak wymaga bardziej szczegółowej sprawozdawczości i jest nieco bardziej złożona administracyjnie.
Wybór odpowiedniej formy działalności wpływa na sposób prowadzenia księgowości, zakres obowiązków oraz rodzaj raportów, które firma będzie musiała sporządzać. Warto więc skonsultować się z doradcą lub biurem rachunkowym zaznajomionym z przepisami duńskimi, aby dopasować formę prawną do charakteru planowanej działalności.
Rejestracja firmy i uzyskanie numeru CVR
Każda firma działająca w Danii ma obowiązek uzyskania numeru CVR (Det Centrale Virksomhedsregister), odpowiednika polskiego NIP i KRS w jednym. Rejestracja w systemie CVR następuje poprzez stronę internetową duńskiej Agencji ds. Przedsiębiorczości (Erhvervsstyrelsen). W trakcie procesu rejestracyjnego należy podać:
• nazwę firmy,
• formę prawną,
• adres siedziby,
• informacje o właścicielach lub zarządzie,
• planowany kod branży (tzw. branchekode, czyli odpowiednik polskiego PKD).
Po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku firma otrzymuje indywidualny, ośmiocyfrowy numer CVR, którym posługuje się w kontaktach z urzędami i kontrahentami. Numer ten jest kluczowy m.in. przy rejestracji do celów VAT (w Danii: MOMS), zawieraniu umów czy wystawianiu faktur.
Obowiązki podatkowe i system MOMS (VAT)
MOMS to skrót od duńskiego podatku od towarów i usług (Value Added Tax). Podstawowa stawka VAT w Danii wynosi 25%, co plasuje ją wśród najwyższych stawek w Europie. W niektórych przypadkach (np. książki, gazety, bilety autobusowe) obowiązują stawki obniżone lub zwolnienia, jednak zakres preferencyjnych stawek jest zdecydowanie węższy niż w Polsce.
• Rejestracja do MOMS:
Jeśli roczny obrót firmy przekracza 50 000 DKK, przedsiębiorca ma obowiązek zarejestrowania się jako podatnik VAT. W praktyce większość firm, które planują ekspansję handlową czy usługową, dokonuje rejestracji VAT jeszcze przed osiągnięciem wymaganych obrotów, aby móc odliczać podatek naliczony na fakturach kosztowych.
• Rozliczenie VAT:
Częstotliwość rozliczeń podatku VAT zależy od wielkości obrotów przedsiębiorstwa. Małe firmy często rozliczają się kwartalnie, średnie – co miesiąc, a bardzo małe podmioty (z niewielkim obrotem) mogą zostać objęte rozliczeniem półrocznym. Istotne jest, aby przestrzegać terminów ustawowych, ponieważ opóźnienia narażają przedsiębiorcę na kary finansowe oraz odsetki za zwłokę.
• Stawki i zwolnienia:
Poza podstawową stawką 25% istnieją branże objęte zwolnieniami z VAT (np. usługi finansowe, niektóre usługi kulturalne), jednak katalog zwolnień w Danii jest raczej ograniczony. Należy uważnie sprawdzić, czy dany rodzaj działalności podlega opodatkowaniu, czy też korzysta ze zwolnienia.
Ważne jest, by przedsiębiorca prowadził rzetelną ewidencję sprzedaży i kosztów, ponieważ kontrola urzędów skarbowych w Danii potrafi być skrupulatna. W razie wątpliwości co do poprawności rozliczeń warto skorzystać z pomocy biur rachunkowych lub doradców podatkowych specjalizujących się w duńskim prawie.
Księgowość i ewidencja finansowa
1. Podstawy prawne i standardy rachunkowości
W Danii obowiązuje ustawa o rachunkowości (Årsregnskabsloven), której zapisy określają, jak należy prowadzić księgi rachunkowe, sporządzać sprawozdania finansowe i przechowywać dokumenty księgowe. Istotną rolę odgrywają tu również międzynarodowe standardy rachunkowości (IFRS), których stosowanie jest wymagane zwłaszcza w przypadku spółek notowanych na giełdzie (A/S). Dla mniejszych podmiotów (ApS czy Enkeltmandsvirksomhed) dopuszcza się bardziej uproszczone formy prowadzenia księgowości, o ile spełnione są minimalne wymogi dokumentacyjne.
2. Dokumentacja księgowa i terminy
• Faktury sprzedażowe i kosztowe:
Wszystkie transakcje muszą być udokumentowane fakturami lub innymi dowodami księgowymi. Faktura powinna zawierać podstawowe informacje: dane sprzedawcy i nabywcy, numer CVR, datę sprzedaży, opis towaru/usługi, stawkę i kwotę VAT (MOMS), oraz kwotę brutto.
• Konta bankowe:
W Danii firmy często korzystają z odrębnych kont bankowych w celu uniknięcia mieszania finansów prywatnych i firmowych. Transakcje gotówkowe są relatywnie rzadkie, a duńskie urzędy przywiązują dużą wagę do przejrzystości przepływów pieniężnych.
• Przechowywanie dokumentów:
Przedsiębiorca ma obowiązek przechowywać dokumentację księgową przez minimum pięć lat. Wiele firm decyduje się na elektroniczne archiwizowanie dokumentów, co jest dopuszczalne i ułatwia zarządzanie danymi.
3. Oprogramowanie księgowe i rozwiązania cyfrowe
W Danii popularne są systemy księgowe online, które automatyzują dużą część procesów, w tym wystawianie faktur, rozliczanie podatku MOMS czy generowanie raportów finansowych. Najczęściej wykorzystywane programy to e-conomic, Dinero, Visma czy Billy. Te narzędzia:
• umożliwiają szybką integrację z duńskim urzędem skarbowym (SKAT),
• wspierają automatyczne generowanie raportów VAT,
• pozwalają na bezpośredni dostęp księgowych i audytorów do dokumentów firmy.
Z uwagi na rosnącą digitalizację, coraz więcej spraw urzędowych można załatwić w Danii online (poprzez system NemID, obecnie zastępowany przez MitID). Dostęp do platformy urzędu skarbowego (SKAT) jest niezbędny do rozliczania MOMS oraz składania deklaracji podatkowych.
Podatek dochodowy i składki na ubezpieczenia społeczne
1. Podatek dochodowy od osób fizycznych
W przypadku Enkeltmandsvirksomhed dochód wygenerowany przez firmę jest opodatkowany na poziomie właściciela, zgodnie z progresywną skalą podatkową. Składa się ona z kilku progów podatkowych, w tym podatku gminnego (kommuneskat), podatku krajowego (statslig skat) oraz dodatku do podatku dla służby zdrowia. Stawki łączą się, więc efektywne opodatkowanie może być stosunkowo wysokie, zwłaszcza w wyższych progach dochodowych.
2. Podatek od osób prawnych
Przy spółkach typu ApS (z ograniczoną odpowiedzialnością) obowiązuje 22% stawka podatku dochodowego od osób prawnych. Jest to stawka relatywnie stabilna w ostatnich latach, aczkolwiek zawsze warto śledzić planowane zmiany legislacyjne, które mogą wpłynąć na koszty prowadzenia działalności.
3. Składki na ubezpieczenia społeczne
W Danii system ubezpieczeń społecznych różni się od polskiego. Przedsiębiorcy nie płacą tu typowych składek ZUS jak w Polsce. Zamiast tego opodatkowanie dochodów osób fizycznych obejmuje m.in. finansowanie opieki zdrowotnej czy zasiłków. W przypadku pracowników zatrudnionych na umowę, konieczne jest odprowadzanie składek na ubezpieczenie społeczne, emerytalne i zdrowotne, jednak część z tych kosztów ponoszona jest również przez pracownika.
Aby dokładnie określić wysokość składek i obowiązujące zasady, warto zapoznać się z przepisami ATP (Arbejdsmarkedets Tillægspension), czyli duńskiego funduszu emerytalnego, oraz zbiorowymi układami pracy (tzw. overenskomster), które w Danii często regulują minimalne stawki godzinowe, urlopy i składki dodatkowe.
Sporządzanie sprawozdań finansowych
Każda zarejestrowana w Danii firma ma obowiązek sporządzać i składać roczne sprawozdania finansowe. Zakres obowiązków sprawozdawczych zależy od wielkości przedsiębiorstwa, mierzonej m.in. obrotem, liczbą zatrudnionych pracowników czy sumą bilansową. Zgodnie z duńską ustawą o rachunkowości, firmy dzieli się na kategorie (A, B, C, D), z których:
• Kategoria A dotyczy najmniejszych przedsiębiorstw, takich jak jednoosobowe działalności gospodarcze bez większych obrotów.
• Kategoria B i C obowiązują małe i średnie przedsiębiorstwa (w tym spółki ApS).
• Kategoria D dotyczy dużych podmiotów oraz spółek notowanych na giełdzie.
Dla kategorii B i C (typowych dla małych i średnich firm) wymagane jest przygotowanie bilansu, rachunku zysków i strat, not objaśniających oraz w określonych przypadkach sprawozdania z przepływów pieniężnych. Termin złożenia sprawozdania w Erhvervsstyrelsen (Duńskiej Agencji ds. Przedsiębiorczości) najczęściej przypada na sześć miesięcy po zakończeniu roku obrotowego. Przekroczenie tego terminu może skutkować karami finansowymi, a w skrajnych przypadkach nawet wyrejestrowaniem spółki.
Audyt i obowiązek badania sprawozdań
W Danii nie wszystkie małe i średnie firmy mają obowiązek corocznego badania sprawozdań finansowych przez niezależnego biegłego rewidenta (revisor). Przedsiębiorstwa, które nie przekraczają określonych progów wartości przychodów, sumy bilansowej czy liczby zatrudnionych, mogą być z tego obowiązku zwolnione.
Jeżeli jednak firma musi przejść audyt, to powinno się pamiętać, że biegły rewident ocenia prawidłowość ksiąg rachunkowych, zgodność sprawozdania finansowego z przepisami oraz rzetelność przedstawionych informacji. W przypadku nieprawidłowości może zarekomendować poprawki lub wydać opinię negatywną.
Przedsiębiorcy mają też prawo do ”frivillig revision”, czyli dobrowolnego zamówienia audytu, nawet jeśli nie są do tego zobowiązani. Dla wielu podmiotów jest to forma zewnętrznej kontroli poprawności ksiąg, co bywa korzystne na potrzeby pozyskiwania finansowania czy planowanych inwestycji.
Elektroniczne raportowanie i komunikacja z urzędami
Duński system administracji jest mocno zdigitalizowany. Aby rozliczać się z urzędem skarbowym (SKAT) i składać deklaracje online, firma potrzebuje:
• NemID lub MitID – narzędzia do bezpiecznego logowania się w systemach państwowych,
• E-boks – elektronicznej skrzynki pocztowej, w której przedsiębiorca odbiera korespondencję od urzędów i innych podmiotów publicznych.
Dzięki powszechnej digitalizacji, większość formalności można załatwić zdalnie, co jest znacznym ułatwieniem dla przedsiębiorców. Niemniej jednak, ważne jest, by pamiętać o terminowym zgłaszaniu wszelkich zmian w danych firmowych (takich jak adres, nazwa czy skład zarządu) w rejestrze CVR. Zaniechanie aktualizacji może prowadzić do nieporozumień i problemów formalnych.
Kary i sankcje za naruszenia przepisów
Duńskie organy podatkowe i nadzorujące księgowość są znane z wysokiej skuteczności kontroli. W przypadku niewywiązywania się z obowiązków sprawozdawczych, zaniżania podatków czy nieterminowych płatności firmom grożą:
• Kary finansowe – określone kwotowo w zależności od wielkości firmy i rodzaju przewinienia,
• Odsetki – naliczane za zwłokę w regulowaniu zobowiązań podatkowych,
• Zagrożenie postępowaniem karnym – w przypadku rażących naruszeń, jak świadome unikanie opodatkowania,
• Możliwość wyrejestrowania firmy – jeśli sprawozdania finansowe nie zostaną złożone w terminie lub firma nie spełnia innych obowiązków formalnych.
Z tego powodu warto dochowywać najwyższej staranności w kwestiach związanych z księgowością i podatkami. Skorzystanie z usług doradców, którzy specjalizują się w prawie duńskim, często pozwala zaoszczędzić czas, uniknąć błędów i potencjalnych strat finansowych.
Wsparcie doradcze i współpraca z biurem rachunkowym
Dania, choć jest krajem przyjaznym przedsiębiorcom, posiada wiele specyficznych rozwiązań prawnych i podatkowych, które różnią się od polskich standardów. Dlatego, zwłaszcza na początkowym etapie działalności, warto rozważyć współpracę z polskojęzycznym biurem rachunkowym - https://soltier.dk/dunska-ksiegowosc/ . Taki krok może przynieść wymierne korzyści:
• profesjonalne doradztwo w wyborze formy działalności,
• pomoc w sporządzaniu deklaracji i sprawozdań finansowych,
• wiedzę o aktualnych zmianach w przepisach i interpretacjach podatkowych,
• wsparcie w zakresie kontaktów z duńskimi urzędami.
Dobrze prowadzona księgowość oraz terminowe rozliczenia z organami podatkowymi pozwalają skupić się na rozwoju biznesu i minimalizują ryzyko nieprzyjemnych konsekwencji finansowych.
Prowadzenie księgowości w Danii wiąże się z koniecznością poznania zasad lokalnego prawa gospodarczego, które różni się od polskich regulacji w wielu aspektach – choćby w zakresie podatków, rejestracji działalności czy obowiązku przechowywania dokumentów. Kluczowe znaczenie ma rejestracja w systemie CVR, prawidłowe rozliczanie podatku MOMS, terminowe składanie deklaracji podatkowych oraz znajomość progresywnego systemu podatku dochodowego. Małe i średnie przedsiębiorstwa, które zdecydują się na ekspansję na rynek duński, powinny zadbać o profesjonalne wsparcie doradcze i precyzyjne ewidencjonowanie wszystkich transakcji. Dzięki temu można uniknąć wielu błędów i w pełni skorzystać z możliwości, jakie oferuje stabilne i przyjazne dla innowacji duńskie otoczenie biznesowe.
