W trzydniowych obradach uczestniczy ponad 5400 osób. Goście z zagranicy stanowią około 25 procent uczestników. Obsługą gości zajmuje się 3000 pracowników różnych firm. Informacje z Karpacza przekazuje ponad 650 dziennikarzy z kraju i zagranicy.
Program Forum podzielono na ponad 20 ścieżek tematycznych, począwszy od sportu, poprzez politykę zagraniczną, a na zaawansowanych technologiach skończywszy. Moderatorami i panelistami ponad 460 dyskusji i spotkań jest około 2500 osób. Goście Forum są zakwaterowani w ponad 60 hotelach w Karpaczu i okolicy.
Jak mówi przewodniczący rady programowej Forum Ekonomicznego Zygmunt Berdychowski organizacja wydarzenia stanowi spore wyzwanie logistyczne.
Forum przygotowuje przez cały rok 48 osób – mówi Z. Berdychowski. - Na trzy miesiące przed wydarzeniem dołącza do nich kolejnych kilkanaście, które uzupełniają nasz zespół. Współpracują z nami firma cateringowa, transportowa, ochroniarska i zapewniająca obsługę elektroniczną. W strefach różnych partnerów Forum pracują również kolejne osoby, które odpowiadają za ich funkcjonowanie. To olbrzymia armia ludzi, którzy dbają o właściwy przebieg imprezy.
Jednym z podmiotów lokalnych będących partnerem imprezy jest Karkonoska Agencja Rozwoju Regionalnego.
Będąc partnerem Forum częściowo odpowiadamy za promocję regionu pokazując jego gościom najciekawsze miejsca w Kotlinie Jeleniogórskiej - mówi prezes KARR Hubert Papaj. - Wszyscy, którzy chcą wziąć udział w takich wydarzeniach mogą to zrobić rejestrując się przez system informacyjny Forum. KARR bierze też udział w Forum, bo jest to bardzo dobre miejsce do nawiązania kontaktów, spotkań z wieloma ciekawymi osobami, posłuchania bardzo merytorycznych dyskusji. Cieszymy się, że Dolny Śląsk jest liderem jeśli chodzi o rozwój regionalny, ale także, że do nas przyjeżdżają osoby nie tylko z samorządów, ale że jest to także już miejsce spotkań międzynarodowych.
Trzydniowe Forum to spore wydarzenia dla mieszkańców Karpacza. Podczas trwania imprezy w mieście występują pewne utrudnienia, związane między innymi z przejazdem głównymi ulicami kolumn pojazdów wiozących oficjeli. Jak mówi burmistrz miasta Radosław Jęcek - korzyści dla Karpacza jednak znacznie rekompensują te uciążliwości.
Organizacja Forum służy budowaniu marki i wizerunku miasta - mówi R. Jęcek. - Mogą je poznać różne osoby w pierwszych stron gazet, ze świata polityki, biznesu, kultury i gospodarki. Co ważne wielu gości przebiega poza centrum kongresowym, więc obsługiwani są przez gestorów obiektów noclegowych czy gastronomicznych. W trakcie Forum mam zaplanowanych wiele spotkań i każde z nich jest dla mnie bardzo istotne. Dla nas samorządowców cenne jest że Forum jest trzydniową przestrzenią, podczas której można porozmawiać z różnymi ważnymi osobami, do których na co dzień trudno jest dotrzeć.
